Términos y Condiciones para Empresas

Estos Términos regulan el acceso y uso de la plataforma Tramitalapp por parte de personas jurídicas y de personas naturales comerciantes que la utilizan para su actividad empresarial (en adelante, el "Cliente"). El proveedor es TRAMITALAPP S.A.S., NIT 901.732.820-2, con domicilio en Medellín, Colombia. Contacto: legal@tramitalapp.com · WhatsApp (+57) 304 399 5741.

El objeto es la concesión al Cliente de una licencia de uso, temporal, no exclusiva e intransferible, sobre la plataforma en la modalidad de software como servicio, junto con la prestación de los servicios contratados a través de ella.

Estos Términos aplican con preferencia sobre los Términos y Condiciones de Uso dirigidos a personas naturales consumidoras. El Cliente declara que contrata en el ejercicio de su actividad empresarial y que, en consecuencia, no le resulta aplicable el régimen de protección al consumidor previsto en la Ley 1480 de 2011. Si el Cliente es una persona natural que contrata para fines ajenos a su actividad empresarial, se rige por los Términos y Condiciones de Uso para personas.

Cuando el Cliente y Tramitalapp suscriban un contrato, orden de servicio o cotización aceptada, ese documento prevalece sobre estos Términos en lo que expresamente regule; en lo demás, estos Términos continúan aplicando.

• Plataforma: el software, las interfaces y los servicios que Tramitalapp pone a disposición del Cliente. • Usuario Autorizado: la persona natural a la que el Cliente concede acceso a la Plataforma bajo su cuenta. • Plan: la suscripción periódica contratada por el Cliente, con las funcionalidades y límites vigentes al momento de la contratación. • Saldo: el valor en pesos colombianos que el Cliente recarga o que se le asigna, y del cual se descuenta el precio de cada servicio consumido. • Servicio: cada operación que el Cliente ejecuta a través de la Plataforma, incluida la consulta y consolidación de información de fuentes públicas y, cuando esté disponible, la gestión de trámites. • Contraparte: la persona natural o jurídica sobre la cual el Cliente ordena una consulta. • Titular: la persona natural a la que se refieren los datos personales tratados.

El Cliente es responsable de la creación de su cuenta, de la veracidad de la información que registra y de la administración de sus Usuarios Autorizados, incluida la asignación y revocación de roles y permisos.

El Cliente responde por el uso que sus Usuarios Autorizados hagan de la Plataforma como si fuera propio, y por la custodia de las credenciales. Las operaciones ejecutadas desde su cuenta se presumen realizadas por el Cliente, salvo prueba en contrario. El Cliente debe informar a Tramitalapp, sin demora, cualquier uso no autorizado o compromiso de credenciales del que tenga conocimiento.

Tramitalapp puede requerir la verificación de la existencia y representación legal del Cliente, así como de la vinculación de sus Usuarios Autorizados, antes de habilitar la cuenta o determinadas funcionalidades.

La Plataforma consulta y consolida, de forma automatizada, información proveniente de fuentes y registros públicos oficiales, y la presenta de manera ordenada. Tramitalapp no genera, no modifica, no certifica ni valida el contenido de esas fuentes: lo organiza y lo pone a disposición del Cliente.

Las obligaciones de Tramitalapp relativas a la información consultada son de medio y no de resultado. Tramitalapp no garantiza la exactitud, vigencia, integridad ni disponibilidad de la información que producen terceros, ni el tiempo de respuesta de las fuentes.

Los resultados no constituyen documento oficial, certificación, concepto jurídico, asesoría de cumplimiento, calificación crediticia ni recomendación. El puntaje, semáforo o indicador que la Plataforma presente es una ayuda de lectura de los hallazgos y no sustituye el análisis ni la decisión del Cliente.

El Cliente es el único responsable de las decisiones que adopte con la información, incluidas las decisiones de contratar, rechazar, aprobar o denunciar. Tramitalapp no interviene ni responde por esas decisiones ni por sus efectos frente a terceros.

Cuando la Plataforma permita gestionar trámites ante organismos de tránsito, la aprobación, los tiempos, los requisitos y los valores a pagar son competencia exclusiva de la autoridad. Tramitalapp responde por la correcta preparación y presentación del expediente conforme a la información suministrada, no por el sentido ni la oportunidad de la decisión de la autoridad.

El acceso a la Plataforma se contrata mediante un Plan de suscripción de vigencia periódica, que se renueva de forma automática por periodos iguales, salvo que cualquiera de las partes comunique lo contrario antes del inicio del nuevo periodo.

El consumo de Servicios se descuenta del Saldo del Cliente conforme a la tarifa vigente al momento de la operación, informada previamente en la Plataforma. El Saldo no constituye un depósito ni genera rendimientos, no es convertible en dinero salvo lo previsto en la Sección 12, y su vigencia es la informada al momento de la recarga.

Los precios se expresan en pesos colombianos e incluyen los impuestos aplicables cuando así se indique. Tramitalapp expedirá la factura electrónica que corresponda conforme a la normativa tributaria vigente.

Tramitalapp podrá modificar los precios del Plan y de los Servicios. Los nuevos precios rigen para el periodo de facturación siguiente y se informarán al Cliente con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario. Si el Cliente no acepta el nuevo precio, puede terminar la suscripción antes de que inicie el periodo en el que aplicaría, sin penalidad.

El pago se procesa a través de un proveedor de pagos especializado. Tramitalapp no almacena el número completo de tarjetas ni credenciales bancarias.

Mora. El incumplimiento en el pago faculta a Tramitalapp para suspender el acceso a la Plataforma, previo aviso al Cliente, y para causar intereses moratorios a la tasa máxima legal permitida. La suspensión no extingue las obligaciones causadas ni el deber de pagar el periodo en curso.

Gestión de cobro. Las gestiones de cobro se adelantan por los canales que el Cliente haya autorizado y dentro de los horarios y la periodicidad que fija la Ley 2300 de 2023, cuyas reglas Tramitalapp aplica también a la relación con el Cliente. Quedan exceptuados los avisos de confirmación de operaciones, la información que el Cliente solicite y las alertas de transacciones sospechosas.

El Cliente declara y garantiza que, respecto de cada consulta que ordena sobre una Contraparte o sobre cualquier persona natural, cuenta con la autorización previa, expresa e informada del Titular, o con otra base legítima de tratamiento prevista en la ley, y que la consulta responde a una finalidad determinada, legítima y comunicada al Titular.

Cuando la consulta arroje o consolide información con potencial discriminatorio, como antecedentes, sanciones o coincidencias en listas restrictivas, la autorización del Titular debe ser explícita y el Cliente debe poder acreditarla.

Esta obligación es de la esencia del contrato. Tramitalapp no obtiene, no verifica y no conserva la autorización de los Titulares consultados por el Cliente: su obtención, contenido, vigencia y prueba corresponden exclusivamente al Cliente, que debe conservarla y exhibirla ante el Titular o ante la autoridad cuando le sea requerida.

El Cliente se obliga además a: informar al Titular sobre el tratamiento y sobre la existencia de esta consulta cuando la ley lo exija; atender las consultas y reclamos que el Titular le presente; abstenerse de utilizar la información para discriminar, perfilar, presionar, cobrar por vías no autorizadas o afectar de cualquier modo los derechos del Titular; y no consultar personas con las que no mantenga o proyecte una relación que justifique la consulta.

Tramitalapp presta el Servicio sobre la base de estas declaraciones. Tramitalapp puede suspender la cuenta, de forma inmediata y sin indemnización, cuando existan indicios razonables de consultas sin base legítima, de uso masivo o indiscriminado, o de cualquier uso contrario a esta Sección, y puede atender los requerimientos de la autoridad informando la identidad del Cliente que ordenó una consulta.

Respecto de los datos de la cuenta del Cliente, de sus Usuarios Autorizados y de la relación comercial, Tramitalapp actúa como Responsable del tratamiento, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales.

Respecto de los datos personales de terceros que el Cliente suministra o que ordena consultar para sus propias finalidades, el Cliente actúa como Responsable y Tramitalapp actúa como Encargado, tratando esos datos únicamente por cuenta y según las instrucciones del Cliente. Estos Términos constituyen el contrato de transmisión de datos entre Responsable y Encargado en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

En su condición de Encargado, Tramitalapp se obliga a: tratar los datos únicamente para ejecutar los Servicios contratados; guardar reserva sobre ellos, incluso después de terminada la relación; aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad razonables y proporcionales al riesgo; permitir el acceso a la información únicamente al personal que la requiera para prestar el Servicio; tramitar y dar traslado al Cliente de las consultas y reclamos que le formulen los Titulares; asistir razonablemente al Cliente en la atención de los derechos de los Titulares y en los requerimientos de la autoridad; informar al Cliente, sin demora injustificada, los incidentes de seguridad que afecten los datos tratados por su cuenta; y devolverlos o suprimirlos cuando termine la relación, salvo deber legal de conservación.

Subencargados. Tramitalapp puede apoyarse en proveedores de infraestructura y de servicios para prestar el Servicio, a quienes exige obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta Sección, y responde frente al Cliente por el tratamiento que estos realicen por su cuenta.

Cuando el Cliente actúe a su vez por cuenta de sus propios clientes, el Cliente garantiza que cuenta con las facultades y autorizaciones necesarias para instruir a Tramitalapp respecto de esos datos.

La licencia se concede para el uso de la Plataforma en la operación propia del Cliente, en el número de usuarios y con los límites del Plan contratado.

El Cliente no puede, ni directamente ni a través de terceros: revender, sublicenciar, arrendar o poner la Plataforma a disposición de quien no sea Usuario Autorizado; compartir credenciales; acceder a la Plataforma por medios automatizados no autorizados, extraer sistemáticamente su contenido o replicar su base de información; descompilar, aplicar ingeniería inversa o intentar obtener el código fuente, salvo en lo que la ley permita de forma imperativa; suprimir o alterar avisos de titularidad; ni utilizar la Plataforma para crear un producto o servicio competidor.

El Cliente debe hacer un uso razonable de la Plataforma. Tramitalapp podrá aplicar límites técnicos de uso y ritmo de consultas para preservar la estabilidad del servicio, informándolo al Cliente cuando lo aplique.

Cada parte se obliga a guardar reserva sobre la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, a utilizarla únicamente para ejecutarlo y a protegerla con la misma diligencia con que protege la propia. Esta obligación subsiste por cinco (5) años contados desde la terminación de la relación y no aplica a la información que sea o llegue a ser pública sin culpa de la parte receptora, que ya obrara legítimamente en su poder, o cuya revelación sea exigida por autoridad competente, caso en el cual se informará previamente a la otra parte cuando ello sea jurídicamente posible.

La Plataforma, su software, bases de datos, interfaces, diseños, documentación, marcas y demás signos distintivos son de titularidad de Tramitalapp o de sus licenciantes, y están protegidos por el régimen de derecho de autor (Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993) y de propiedad industrial (Decisión Andina 486 de 2000). Estos Términos no transfieren titularidad alguna: conceden únicamente la licencia de uso descrita.

La información y los documentos que el Cliente carga en la Plataforma continúan siendo suyos. El Cliente concede a Tramitalapp una licencia limitada para alojarlos, procesarlos y mostrarlos con el único fin de prestar el Servicio.

Tramitalapp puede elaborar y utilizar información estadística y agregada sobre el uso de la Plataforma, siempre que no permita identificar al Cliente ni a persona alguna.

Tramitalapp procura la disponibilidad continua de la Plataforma, sin garantizar un funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores. Podrá realizar mantenimientos programados, que procurará ejecutar en ventanas de bajo impacto e informar con antelación razonable, y mantenimientos de urgencia por razones de seguridad o estabilidad.

Los niveles de servicio, tiempos de respuesta de soporte o compromisos de disponibilidad solo obligan a Tramitalapp cuando consten por escrito en un acuerdo suscrito con el Cliente.

La indisponibilidad de una fuente pública consultada no constituye indisponibilidad de la Plataforma. Cuando una consulta no pueda completarse por esa causa, el Cliente podrá reintentarla sin costo adicional una vez restablecida la fuente.

La relación inicia con la habilitación de la cuenta y se mantiene por periodos sucesivos mientras el Plan siga vigente.

Cualquiera de las partes puede terminar la relación al final del periodo en curso, comunicándolo a la otra con al menos quince (15) días calendario de antelación. La terminación no genera penalidad ni indemnización.

Tramitalapp puede terminar la relación de forma inmediata, sin indemnización, en caso de incumplimiento grave del Cliente, en particular de las Secciones 6 y 8, de mora superior a treinta (30) días calendario, o cuando la continuidad del servicio comprometa la legalidad o la seguridad de la operación.

Terminada la relación: cesa el acceso a la Plataforma; el Cliente puede solicitar, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, la exportación de la información que le pertenece en el formato que Tramitalapp tenga disponible; el Saldo no consumido se devuelve a solicitud del Cliente, descontadas las obligaciones pendientes, salvo que su vigencia hubiera expirado; y Tramitalapp suprime o anonimiza los datos tratados por cuenta del Cliente, salvo deber legal de conservación.

Subsisten a la terminación las Secciones 9, 10, 13, 14 y 16, y toda obligación de pago causada.

Cada parte responde por el incumplimiento de sus obligaciones conforme al régimen común de la responsabilidad contractual entre comerciantes.

Tramitalapp no responde por: la exactitud, vigencia o integridad de la información producida por terceros o por fuentes públicas; la indisponibilidad, cambio o cierre de dichas fuentes; las decisiones que el Cliente adopte con la información; el uso que el Cliente o sus Usuarios Autorizados den a la Plataforma; el incumplimiento por el Cliente de la Sección 6; ni los eventos de fuerza mayor o caso fortuito.

Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total y acumulada de Tramitalapp frente al Cliente por cualquier concepto derivado de la relación se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente a Tramitalapp durante los seis (6) meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación. Salvo dolo o culpa grave, ninguna de las partes responderá por lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio, daño reputacional ni perjuicios indirectos.

Esta limitación no aplica a la responsabilidad que la ley no permite limitar, en particular la derivada de dolo o de culpa grave (artículos 63 y 1522 del Código Civil), ni a las obligaciones de pago del Cliente, ni a los perjuicios derivados de la violación de la Sección 9 o de la infracción de derechos de propiedad intelectual.

El Cliente mantendrá indemne a Tramitalapp frente a reclamaciones, sanciones, condenas y gastos razonables de defensa que se deriven de: la ausencia, insuficiencia o revocatoria de la autorización de los Titulares que le corresponde obtener conforme a la Sección 6; el uso que el Cliente o sus Usuarios Autorizados den a la información o a la Plataforma; la infracción de derechos de terceros por causa del Cliente; y el incumplimiento de la Sección 8.

Tramitalapp informará al Cliente la reclamación sin demora injustificada y le permitirá participar en su defensa. El Cliente no podrá transigir comprometiendo a Tramitalapp sin su aceptación previa y escrita.

El Cliente no puede ceder su posición contractual sin autorización previa y escrita de Tramitalapp. Tramitalapp puede cederla a una sociedad de su grupo o en el marco de una reorganización empresarial, informándolo al Cliente.

Tramitalapp puede modificar estos Términos. Los cambios se informarán al Cliente con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario y rigen desde el inicio del periodo de facturación siguiente. Si el Cliente no los acepta, puede terminar la relación antes de esa fecha, sin penalidad, y le será devuelto el Saldo no consumido.

Las comunicaciones entre las partes se surten por los canales registrados en la cuenta y al correo legal@tramitalapp.com. El Cliente debe mantener actualizados sus datos de contacto.

Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Las partes procurarán resolver directamente cualquier controversia dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la comunicación escrita de una a la otra. Agotado ese término sin acuerdo, la controversia se someterá a los jueces de la República de Colombia.

Estos Términos rigen desde su publicación y reemplazan cualquier versión anterior aplicable a Clientes empresariales.